¿QUÉ ES EL FLUJO DE CAJA Y CÓMO UTILIZARLO EN SU PMS HOTELERO?

Considerado uno de los instrumentos de gestión más importantes de la empresa, en el flujo de caja se ponderan dos puntos: los valores recaudados con la venta de hospedajes y otros servicios de hostelería, y los pagos realizados para diversos fines, tales como: proveedores, hojas de pago, tasas, materias primas e insumos, entre otros.

Es un método financiero apropiado para: 

• Registrar
• Demostrar;
• Planear;
• Organizar;
• Coordinar
• Dirigir el capital del negocio en un período determinado. 

La palabra "efectivo" se refiere a la "moneda" o cualquier otro recurso de la misma naturaleza que pueda convertirse fácilmente en moneda (PIX, depósitos, etc.).

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DEL FLUJO DE CAJA EN LA HOTELERÍA?

Este instrumento se presenta como un excelente indicador de futuro financiero de la propiedad, pues apunta todas las entradas y salidas. El resultado de estos ingresos y gastos es el saldo disponible en el cajero, cada día, semana o mes.

La demostración del flujo de caja, en informes estructurados, da condiciones al administrador de detectar con antelación los valores necesarios para el negocio, posibilitando la toma de decisiones para evitar la escasez o excedente de dinero en el caja. Los períodos estacionales en muchos hoteles y posadas es un ejemplo de indicador que debe ser considerado, analizado y comparado a años anteriores, cuando sea posible.

¿CÓMO HACER UN FLUJO DE CAJA A SU HOTEL O POSADA?

Ya quedó claro que esa solución facilita mucho la gestión hotelera, pues demuestra:

• Los valores de entrada y los por recibir;
• Las cuentas que deberán ser liquidadas en breve;
• El saldo que quedará disponible.

Por todas las características del flujo de caja, siguen algunos consejos para estructurar e iniciar la implementación de la herramienta:

• Expertos sugieren que debe diseñarse día a día para los primeros 30 días;
• En el segundo y tercer mes, puede ser presentado por semana o quincena;
• Y desde el cuarto o sexto mes en adelante, puede ser por mes.

Algunos puntos para iniciar: 

• Informar a los equipos sobre la implantación de la herramienta, desde los ejecutivos, gerentes, analistas, recepcionistas y demás involucrados en la gestión del hotel, hostel o posada;
• Integrar los sectores al modelo: Administrativo, Financiero, Contable, Stock, Recepción y otros;
• Definir el flujo de informaciones;
• Elegir el método, por ejemplo, software que satisfaga las necesidades;
• Registrar todas las entradas y salidas;
• Categorizar los movimientos (ventas al contado o a plazo, pagos de gastos o tasas);
• Registrar posibles entradas previstas hasta 3 meses;
• Hacer pruebas y entrenamientos;
• Realizar un seguimiento regular de los procesos y escuchar los comentarios del equipo; 
• Crear controles financieros adecuados, principalmente de movimiento bancario;
• Si el saldo general fue positivo, es interesante tener un plan de inversiones;
• En caso de flujo negativo, es vital analizar en detalle los puntos críticos y trazar estrategias para revertir la situación. 

TECNOLOGÍAS PARA GESTIONAR EL FLUJO DE CAJA

Considerando que el flujo de caja es un instrumento fundamental para que los gestores conozcan con precisión la situación financiera de la empresa y, sobre la base del resultado, decidan las vías a seguir, la organización de datos e informaciones es fundamental para una lectura clara y una toma de decisiones seguras.

Por eso, es necesario estructurar por períodos, hacer comparativos, acceder datos retroactivos, cruzar información de otros sectores. Muchos hoteles, hostels y posadas intentan realizar este proceso manualmente, haciéndolo en planillas o incluso en cuadernos, sin embargo, esas metodologías son laboriosas, demoradas, aisladas y, muchas veces, susceptibles de errores.

PMS PARA GESTIÓN HOTELERA

Para evitar estos estancamientos, las tecnologías propias para administración hotelera son las opciones más sólidas y seguras, y pueden ser utilizadas por todos los involucrados en el negocio, unificando y organizando las operaciones.

En este caso, los métodos más eficientes y accesibles son los PMS (sigla en inglés para el término "Property Management System", que en Español significa Sistema de Gestión de Propiedad o Sistema de Gestión Hotelera, haga clic aquí para saber todo sobre PMS).

Desbravador, como referencia del desarrollo de esos softwares de gestión hotelera, estructura todos los sistemas con funcionalidades que atiendan integralmente todos los sectores de la propiedad.

En el caso del flujo de caja y otras herramientas ligadas al financiero, contable o fiscal de la hostelería, son totalmente integradas, de fácil operación incluso para quien no es especialista del área y no tiene tanta familiaridad con programas de gestión de hotel.

Uno de estos PMS es el 3.0 Web de Desbravador.

SOFTWARE 3.0 WEB

Un sistema de gestión hotelera que da autonomía para administrar el negocio, acompañar las reservas y monitorear datos. Especialmente desarrollado para hoteles, posadas o hostels pequeños o medianos.

Conozca algunas ventajas de 3.0 Web

Gerencia financiera: Este módulo realiza el control de cuentas a pagar y a recibir, flujo de efectivo y cuentas corrientes; 

Caja: Registra y organiza los recibimientos, refuerzos y retiros. Además, demuestra las formas de pago y el tipo de moneda (Real, Dólar, Euro y otras);

Practicidad: El cuadro se puede cerrar en pocos clics, así como la consulta al cuadro actual o a otras opciones disponibles;

Plan financiero: Clasifica los ingresos y los gastos en diferentes grupos para un análisis más controlado y eficiente de la gestión hotelera;

Integrado: Unifica Financiero, Contable y Fiscal y otros sectores, lo que facilita el cruce y la organización de todas las informaciones relativas a la operación;

Personalizado: Tecnología propia para emisión de documentos fiscales electrónicos;

Informes: Documentos operativos y administrados con diversos filtros para configuración según la necesidad de la administración hotelera.

• Además de eso, el PMS 3.0 Web de Desbravador:
• Ofrece mapas de Habs., de unidades y de tarifas superintuitivos, fáciles de usar, interpretar y controlar;
• Interactúa con canales de venta online y permite enviar disponibilidades, tarifas y recepción automática de reservas;
• Actualiza la información sincrónicamente para todas las personas que tienen acceso a la gestión del hotel.
• Está totalmente almacenado en la nube, lo que garantiza la gestión hotelera en cualquier momento y desde cualquier lugar. A través de la encriptación con certificado digital, todo por ser realizado con 100% de seguridad;
• Puede ser logueado vía ordenador, notebook, tablet o celular;
• Es sinónimo de ahorro, pues, como no hay necesidad de instalación local, reduce los costos de equipos y de mantenimiento;
• Controla las tarifas variables según su configuración y es flexible para la incorporación de varios módulos;
• Hace uso de Business Intelligence para acceder a los datos del negocio para la toma de decisiones estratégicas y seguras, y de la integración con motores de reservas y plataformas de venta online para divulgar su negocio y aumentar las ventas.

Estas facilidades permiten hacer la gestión hotelera, acompañar reservas y monitorear los resultados con más comodidad y seguridad.

Contáctenos para recibir una demostración detallada de PMS 3.0 Web, un software completo y extremadamente confiable para la proyección de flujo de caja y para la gestión administrativa y financiera.

vendas@desbravador.com.br | +55 (49)3321 0900